業務系システム

2010年5月30日 / 最終更新日時 : 2015年11月20日管理者業務系システム

在庫管理システム

在庫管理システムは、在庫量の管理を担当者の能力に依存しないで管理し、適正な偉業活動を推進することに寄与します。

１．在庫管理業務における問題点（システムの必要性）

周知の通り在庫品は決算書上で棚卸資産として分類される資産です。当然原価のみならず保管費や輸送費等の経費も発生します。それでありながら劣化、破損、陳腐化等といった理由による不良在庫化の恐れもある不安定な資産でもあります。

状況に応じて適正な在庫量をコントロールすることは、無駄な損失をなくして経営を効率化する上では重要です。

とはいえ、正確な在庫量を管理、把握することは意外に難しいものです。物理的に入出荷するのも、その作業を管理するのも人だからです。
企業経営は相手ありきですので、相手に合わせてばかりいると「慌てて在庫台帳に記入せず倉庫から製品を出庫した」「慌てて物を探していたら他の物がなくなった」といった事態も起こります。

このような事が重なると、いくら在庫台帳で管理していても台帳の数字と実在庫は乖離してしまいますので、定期的に行われる棚卸まで正確な在庫情報を把握できなくなってしまいます。

効率の良い企業経営を実現するには「５Ｓ（整理・整頓・掃除・清潔・躾）」を徹底することが重要だと言われていますが、それは在庫管理に限定しても同じ事が言えます。

全従業員にルールや概念を徹底させることは簡単ではありませんが、システムを導入し、そのシステムを介さなければ在庫の入出荷作業が出来ないような運用にすることによって、比較的短期間で「５Ｓ」を徹底させることができます。

都度システムに入力する手間はかかりますが、倉庫内が整理され、どこに何があるのかを随時把握出来るようになる為、結果的に業務効率が向上する上、生きた在庫情報を随時把握することも可能となります。

２．在庫管理システムとは？

「在庫管理システム」とは、物の入出庫の状況、在庫量をデータとして蓄積、管理していくシステムです。保管場所が広かったり、複数の場所に分散している場合は、どの製品がどの倉庫のどの棚に保管されているかといったレベルまでも管理できます。
これによって、緊急の出庫が必要な場合でも素早く、倉庫を荒らすことなく出庫することが可能となります。

在庫管理は、製造業であればMRPII、SCM、ERPといった統合的なシステムに含まれますし、小売・流通業であればPOSシステムに含まれます。そこまで大きなシステムを必要としない場合でも「在庫管理システム」のみを導入することで十分な効果は期待できるでしょう。

３．在庫管理システムの導入イメージ

「在庫管理システム」の運用方法は大きく２つあります。

１つは、製品の入出庫に合わせてシステムに手入力していく方法です。特定の入力項目を定義し、入出庫に合わせてシステムに入力します。
入出庫伝票を発行し、その伝票を後でまとめて入力するようなケースもありますが、実在庫とシステム上の在庫数にタイムラグが発生してしまう上、入力ミスのリスクもありますのでお勧めは出来ません。

伝票が必要なのであれば、「在庫管理システム」に入力することによって伝票が出力されるような仕組みにすることが望ましいでしょう。

もう１つは、バーコードやICタグ等を使って入出荷情報をシステムに取り込み管理していく方法です。

バーコードやICタグの貼付（印刷）、ハンディ端末やリーダーといった機器等の環境を整える必要はありますが、リアルタイムに正確な在庫情報を把握できるようになります。

入出庫の頻度や環境等によって適切な運用方法は変わりますが、システムを導入する前に現状を整理し、入出庫、在庫管理に伴うルールを明確にすることが重要です。

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