インターネット情報収集社

■システムの概要

　販売管理システムは、お客様からの商品についての問合せ（引合い）から受注・在庫照会（発注・入荷）・出荷・売上・請求・入金にいたるまでの営業・販売業務を一貫して管理するシステムです。
　このシステムを導入することより、業務の効率化や顧客対応のスピードアップ、社内情報の共有化、受発注ミスの軽減、在庫の適正化等、多様な効果が見込めます。システムが複数の部署に関わること、会社や組織全体の業務に関わりが深く、影響力も大きいことから「基幹システム」と呼ばれることもあります。

　販売するものが物品であれ、サービスであれ、経済活動を行なう全ての会社・組織に有効に活用できるシステムですが、その業種・業態や個々の会社・組織の事情により、求める処理内容は変わってくるもの。
　とは言え、100％オリジナルではコストがかかることから、パッケージソフトをその会社・組織の要望に合わせてカスタマイズしていく導入スタイルが多いのが現状です。

　ハンディターミナルなどのモバイル機器での受注登録や、商品データの二次利用によるオンラインカタログの作成、電子取引システムやWeb連携によるさらなる効率化や利便性の向上等、拡張性が高いこともこのシステムの特徴。
　メーカーであれば、生産管理システムと連動させることで、まさに会社の根幹を担うシステムが構築できるでしょう。また、日々蓄積したデータを加工・出力することで、経営計画・戦略の立案にも有効に活用できます。

　会社・組織の業務全般への影響力も高いシステムなだけに、導入の際は問題点や求める効果、将来展望等を明確化してシステムに必要な要件を洗いだすことと、要望を適切に把握し対応できる信頼できるパートナー（開発業者）選びが大切です。

■販売管理システムは、こんな悩みを解決します。

１．売れ筋商品がつかめない。

　営業・販売業務の一貫管理で「いつ・何が・どれくらい売れているのか」が具体的に見えるようになり、「売れ筋商品」も容易に把握できるようになります。

２．在庫のロスを無くしたい。

　商品データ・販売データ・在庫データを一元管理することで、適正量の商品発注が可能になり、在庫の過不足がなくなります。これにより、「売れているのに商品がない」という状況も回避でき、販売機会を逃すこともありません。

３．お客様との信頼関係をより強固にしたい。

　お客様の注文や問合せに対して、スピーディーな対応が可能。また、システムの導入により営業担当者の受発注業務にかかる労力を低減できれば、その力をお客様への提案やフォロー活動へと注げるようになり、お客様とのより強い信頼関係を築くことができます。

４．受発注ミスを無くしたい。

　各部署でそれぞれ別なソフトを使用していたり、受注書、発注書、請求書等を個々に出力したり、手書き対応したりといった状況では、重複作業が多く発生して効率が悪いばかりか、書き起こしミスや入力ミスなど人為的ミスが、どうしても起こりやすくなります。

受発注から請求・入金までを一貫管理していれば、重複作業がなくなり業務が効率化でき、人為的ミスも防ぐことができます。

５．マンパワーの有効活用を図りたい。

　システムの導入により効率化が進めば、今まで受発注業務や問合せ対応に割いていた時間を、ほかの新たな価値をつくる時間に振り分けることが可能となります。

　結果、マンパワーを有効に活動できるようになり、会社全体の利益につながります。

６．利益率を高めたい。

　商品管理・利益管理を行なうことが、販売価格の適正化につながり、利益率の確保につながります。

また、見積もり作成等にかかる時間の省力化も可能となり、営業や業務スタッフに時間的余裕が生まれます。

７．具体的なデータに基づいた営業戦略・経営戦略を練りたい。

　日々、蓄積するデータはそのまま営業戦略や経営戦略を練る上で有効な参考資料となり、より精度の高い戦略・戦術を展開することが可能となります。

８．全社の情報共有を図りたい。

　営業・販売に関わる要素を一貫して管理することで、他部署間の情報共有が可能となり、全社の業務効率の向上につながります。

販売管理システム

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1．店舗経営における販売情報の重要性

　作れば売れる時代、店頭に置けば売れる大量消費の時代は終わりました。どんな企業でも時代の流れを読み、的確な商品を、的確な量、的確な値段で販売し続けないと生き残れない時代になってきています。

　商品は様々な企業によって次々と開発されています。そして古くなった物は売れなくなります。売れなくなれば当然収入も入らなくなりますし、在庫は不良資産となります。

　消費者の需要がめまぐるしく移り変わり、商品サイクルが短くなった今、店舗経営者に求められているのは、在庫を最小限にとどめつつ、時代のニーズの移り変わりをしっかりと掴み、柔軟に対応できる仕組み作りと言えるでしょう。

　ビジネスとは相手があって初めて成り立つものです。社会全体のニーズの移り変わりを把握し、それに対応することも大切ですが、自社商品の販売状況を把握することはもっと大切です。

　特にチェーン（フランチャイズ）展開をしている飲食店や物販店、コンビニ、スーパーマーケット等、多くの店舗を構えている企業にとっては、どこの店でどの商品がどの程度売れているかを把握することは、各店舗の経営戦略を考える上で大変重要となります。

　更に全店の情報を集約すれば、会社全体としての商品戦略、経営戦略を考える上での貴重な情報にもなります。むしろ、これは自社にしか収集できない大変貴重なマーケティング情報と言い変えることもできるでしょう。

2．ＰＯＳ（ポス）管理システムとは？

　「POS管理システム」というと、最近ではレジと一体化したものがほとんどです。コンビニやスーパーでは商品のバーコードをレジにつながったスキャナで読み込むことが多いですし、物販店などでは商品の値札についた商品IDをレジに手入力することもあります。

　また、飲食店などではレジに商品のボタンが割り振られているケースもあります。このようなバーコードやID、ボタンに紐付いた商品情報（商品名、単価など）をデータベースからレジに出力するのが「POS管理システム」の中心的な機能となります。

　レジ一体型ですので、商品が複数ある場合には合計額も算出しますしレシートも出力します。そして清算が終わると、販売情報としてのデータが蓄積されていくのです。よりマーケティング情報の収集に積極的なコンビニなどでは、お客様の属性情報（年代、性別など）を含めて登録させているケースもあります。

　また、多くのレジでは、１日の業務が終わる毎に簡単な操作で日計処理を行うこともできるようになっています。多店舗展開している企業では「POS管理システム」を電話回線やインターネットにつなぎ、日次の集計データを本部に送信させたりもしています。

3．会員管理システム導入によって期待される効果

　「POS管理システム」がそもそも開発されたきっかけの１つでもありますが、システムを導入することによって、レジで会計をする時の商品や値段の打ち間違いといったミスを防ぐことができます。

　スーパーマーケットなど莫大な量の商品を扱う店舗では不可欠のシステムと言えます。また、在庫管理システムと連携することによって、在庫管理に伴う手間をさらに軽減し、的確な在庫管理をより効率的に行うこともできますし、欠品状況を把握することによって業者への発注を効率化する事もできます。

　商品の売れ行き（在庫から販売まで）をリアルタイムで管理するという意味では、企業の生命維持装置のような位置付けのシステムと言っても過言ではありません。システムを運用していれば、企業や店舗に法律で義務づけられているジャーナルの保存も実現できます。

　また、日々収集される販売情報を集計することによって、店舗毎、そして全店舗を通して売れている商品や売れていない商品を分析することも可能となります。

　具体的な分析手法は各社様々ですが、分析結果は販売継続の是非や新商品の開発などの戦略検討に活用することができます。
近年では、ICカードや会員サービスが普及してきたことによって、より具体的な販売情報（属性情報）を収集することも可能になってきています。

　言うまでもありませんが、企業は生きています。社員が汗水流して働いていることによって生きているのも事実ですが、お客様に生かされているのもまた事実です。そのお客様の動向を掴まずして事業体としての“健康体”を維持するのは極めて難しいと言えるでしょう。

　最近ではレジ自体が「POS管理システム」と一体化してきていて、レジがある店には「POS管理システム」も合わせて導入されていることが多くなってきています。

　規模の小さな個店舗などでは計算機（及びレシート発行機）としてのレジも健在ですが、消費者のニーズを掴み続けることが必要な業種や商品数が多い店舗において、レジと合わせてPOS管理システムを導入することは決して高い買い物ではないと言えるでしょう。

ＰＯＳ（ポス）管理システム

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1．在庫管理業務における問題点（システムの必要性）

　周知の通り在庫品は決算書上で棚卸資産として分類される資産です。当然原価のみならず保管費や輸送費等の経費も発生します。それでありながら劣化、破損、陳腐化等といった理由による不良在庫化の恐れもある不安定な資産でもあります。

　状況に応じて適正な在庫量をコントロールすることは、無駄な損失をなくして経営を効率化する上では重要です。

　とはいえ、正確な在庫量を管理、把握することは意外に難しいものです。物理的に入出荷するのも、その作業を管理するのも人だからです。
　企業経営は相手ありきですので、相手に合わせてばかりいると「慌てて在庫台帳に記入せず倉庫から製品を出庫した」「慌てて物を探していたら他の物がなくなった」といった事態も起こります。

　このような事が重なると、いくら在庫台帳で管理していても台帳の数字と実在庫は乖離してしまいますので、定期的に行われる棚卸まで正確な在庫情報を把握できなくなってしまいます。

　効率の良い企業経営を実現するには「５Ｓ（整理・整頓・掃除・清潔・躾）」を徹底することが重要だと言われていますが、それは在庫管理に限定しても同じ事が言えます。

　全従業員にルールや概念を徹底させることは簡単ではありませんが、システムを導入し、そのシステムを介さなければ在庫の入出荷作業が出来ないような運用にすることによって、比較的短期間で「５Ｓ」を徹底させることができます。

　都度システムに入力する手間はかかりますが、倉庫内が整理され、どこに何があるのかを随時把握出来るようになる為、結果的に業務効率が向上する上、生きた在庫情報を随時把握することも可能となります。

2．在庫管理システムとは？

　「在庫管理システム」とは、物の入出庫の状況、在庫量をデータとして蓄積、管理していくシステムです。保管場所が広かったり、複数の場所に分散している場合は、どの製品がどの倉庫のどの棚に保管されているかといったレベルまでも管理できます。
　これによって、緊急の出庫が必要な場合でも素早く、倉庫を荒らすことなく出庫することが可能となります。

　在庫管理は、製造業であればMRPII、SCM、ERPといった統合的なシステムに含まれますし、小売・流通業であればPOSシステムに含まれます。そこまで大きなシステムを必要としない場合でも「在庫管理システム」のみを導入することで十分な効果は期待できるでしょう。

3．在庫管理システムの導入イメージ

　「在庫管理システム」の運用方法は大きく２つあります。

　１つが、製品の入出庫に合わせてシステムに手入力していく方法です。特定の入力項目を定義し、入出庫に合わせてシステムに入力します。
　入出庫伝票を発行し、その伝票を後でまとめて入力するようなケースもありますが、実在庫とシステム上の在庫数にタイムラグが発生してしまう上、入力ミスのリスクもありますのでお勧めは出来ません。

　伝票が必要なのであれば、「在庫管理システム」に入力することによって伝票が出力されるような仕組みにすることが望ましいでしょう。

　もう１つが、バーコードやICタグ等を使って入出荷情報をシステムに取り込み管理していく方法です。

　バーコードやICタグの貼付（印刷）、ハンディ端末やリーダーといった機器等の環境を整える必要はありますが、リアルタイムに正確な在庫情報を把握できるようになります。

　入出庫の頻度や環境等によって適切な運用方法は変わりますが、システムを導入する前に現状を整理し、入出庫、在庫管理に伴うルールを明確にすることが重要です。

在庫管理システム

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