インターネット情報収集社

■システムの概要

　営業案件やプロジェクト案件の進捗状況や見積もり・受注見込みなどの管理を行ない、情報共有を図ることで、ムダの排除や業務の効率化、営業力・顧客フォロー力の強化、各プロジェクトのスムーズな進行に寄与するのが、案件見積管理システムです。

　基本となるのは、顧客の基本情報を記録・管理する「案件先顧客情報」と、引合いや見積依頼があった日、見積提出日、進捗状況などを記録する「案件進捗状況」、見積もり内容や有効期限、作成・承認を管理する「見積管理」の３種の機能。これに、日報や週報などの業務管理・行動管理機能を付加すれば、さらに業務の効率化や全体把握がスムーズになります。

どの業種・業態でも有効に活用できるシステムですが、特に効力を発揮するのは、個別受注生産や施工・工事を伴う販売・サービス業など、案件ごとに異なる対応が必要となる業態。
　受注するまでのプロセスやその後の打ち合わせ、要望変更等の記録を一元管理し、関係者全員が情報を共有できる体制を整えることは、時間・人・コストの面での効率化とミスの低減に大きく貢献するでしょう。

また、情報の共有だけでなく、見積作成や受注段階などの各プロセスにおいて上司やトップの承認機能やチェック機能を付加できることから、内部統制強化に威力を発揮するシステムとも言えます。

■案件見積管理システムは、こんな悩みを解決します。

１．営業案件の成約率を高めたい。

　各営業先で「いつ、どんな商談が発生したのか」など、履歴と最新の状況が瞬時に把握できるため、個々の顧客に対して適切なフォローが可能となり、成約率の向上につながります。

　また、成約までのプロセスや成約できなかったいきさつ等の事例の蓄積は、今後の営業計画を練る上での貴重な資料となる上、事例を共有することで営業スタッフのスキル向上も期待できます。

２．プロジェクト全体の状況を把握して、ミスやムダを省きたい。

　案件の発生から現在までの全体像をリアルタイムで把握できるようになり、時間や人員の過不足やミス・問題の発生等、多様な角度からのチェックが可能になります。このため、作業のムダやミスの元が発見しやすくなり、プロジェクトをスムーズに進行できます。

３．日報や社内発注等の事務処理の負担を軽くして、営業活動に専念できる仕組みをつくりたい。

　日々の活動報告や、社内の他部門への発注・依頼など、外回りを終えて帰社した営業スタッフが処理しなければならない書類は意外に多いもの。それが手書きや出力した用紙の配布・回覧では効率が悪く、ミスの原因にもなりかねません。
　業務報告や日報、週報などの活動報告も案件見積管理システムに組み込めば、営業の事務処理にかかる負担を軽減でき、営業活動に尽力できるようになります。

４．受注見込み、受注確定、入金見込みなどを把握して、資金繰りや営業戦略立案に役立てたい。

　個々の営業スタッフの案件進捗状況を一元管理することで、会社全体の受注見込み額、受注確定額、入金見込み額などが把握できるようになり、資金繰り計画が立てやすくなります。
　また、営業活動の進捗状況、プロジェクトの進捗状況を把握することで、今後の営業戦略の立案に役立てることができます。

５．会社全体で情報を共有し、業務の効率化や社員の活性化につなげたい。

　営業活動やプロジェクトに関わる情報を全社で共有できるようにすることで、個々の従業員が「自分が今、やるべきこと」を把握できるようになり、効率よく業務が進められるようになります。
　また、全体像を把握することで、仕事に対する従業員の自主性やヤル気の向上も期待できます。

案件見積管理システム

不明点などあれば、無償で回答します。お気軽にお問い合わせください。

■システムの概要

　お客様のプロフィールや購入履歴などの情報を管理・分析し、より精度の高い営業活動や販売促進活動に寄与するのが、顧客管理システムです。

　システムのベースとなるのは、お客様番号や住所・氏名・メールアドレス等の「顧客基本情報」と、商品の購入（取引）履歴や問合せ履歴、訪問履歴、電話履歴、メール履歴等お客様と接触した履歴を蓄積する「履歴情報」の２種のデータベース。
　この２種のデータベースと、蓄積したデータを任意の条件で検索・抽出する「分析機能」、メール送信やＤＭ送付といった「アプローチ機能」、そして個人情報を保護するための「セキュリティ機能」の３つの機能を組み合わせたものが、顧客管理システムの基本構成となります。

　アンケートを取る機能やキャンペーン告知・受付等の機能を付加することで、より販売促進活動に力を発揮するシステムを構築することも可能。
　ＮＴＴのナンバーディスプレイに対応したシステムとすることで、お客様から電話が来ると顧客データベースから該当のお客様を自動的に表示し、それを確認・入力しながら対応するコールセンター機能も構築できます。

　お客様が法人の場合は、営業スケジュール管理機能や日報入出力機能等の営業支援システムと組み合わせることで、営業スタッフのスキルの向上や標準化、スタッフ間の情報共有、営業活動の効率化にも強い力を発揮するシステムをつくることも可能。
　お客様が個人の場合は、ＰＯＳシステムとの連動やポイントカードシステムを付加など、さらに機能を拡張して、より効率的・効果的なシステムを作り上げることもできます。

■顧客管理システムは、こんな悩みを解決します。

１．リピート率を上げたい。”おとくいさま”を増やしたい。

　新規顧客を「おとくいさま」に育てることは売上向上の大きなポイントです。では、お客様はどんな時に、「またここで買おう」と思うのでしょう？　購入した製品やサービス、そして店舗や営業マンの対応に満足したときではないでしょうか。

　その満足を感じていただくキーはお客様のフォローをマメに的確に行なうこと。顧客管理システムを使えば、購入に際しての「サンキューメール」を送信や、製品に対しての満足度のお伺い等、的確なタイミングでお客様のフォローが可能になり、お客様満足度の向上に力を発揮します。

　これがお客様との関係を育てることにつながり、売上向上につながるのです。

２．購入頻度を上げたい。ファンをつくりたい。

　例えば、「お客様にお似合いのシャツが入荷したので、ご都合の良いときにお店にお越しください」というメールや手紙・電話がお店から来たら、どう感じるでしょう？

　「このお店は自分の好みを知っている。自分を気にかけてくれている」と、うれしく感じるのではないでしょうか。そして、多くの人が「じゃ、見てみよう。行ってみよう」と具体的に行動を起こすのではないでしょうか。

　こういった提案を記憶力や紙の記録に頼って行なうことは、一部のスキルの高いスタッフ店員や営業マンには可能かも知れませんが、一般にはかなり難しいことでしょう。

　しかし、履歴管理データベースにお客様の購入履歴や好み・趣味が蓄積されていれば、提案も簡単に行なえます。こうした個々のお客様に寄り添った提案の繰り返しが、購入頻度をあげ、お店のファンづくりにつながります。

３．効果的な販売促進活動を展開したい。

　蓄積したデータベースから「年間購入額ランキング」を出せば、そのお客様に向けた効果的なアプローチが考えられるでしょう。新商品入荷の際に、過去の履歴から「興味を持ちそうなお客様」を抽出してお知らせメールを出せば、ランダムに告知を行うよりも高い反応が見込めます。

　このように、顧客管理システムは、ターゲットを絞ったアプローチを展開するための有効なツール。システムを導入することで、より効果的な販売促進活動が展開できます。

４．お客様との信頼関係を築きたい・強めたい。

　別の営業マンが同じお客様にアプローチをしていた。前回、対応したスタッフがいなかったので、お客様に２度同じ説明をさせてしまった。御社では、こんな経験はありませんか？

　そんな対応を繰り返していては、お客様から信頼していただけないどころか、不信感を与えてしまいます。こうしたことが起こるのは、社内でお客様の情報が共有されていないから。

　顧客管理システムで顧客情報を共有していれば、お客様とのコミュニケーションはスムーズになり、個人同士のつながりだけでなく、お客様とお店、お客様と会社とのつながりも強化できます。

５．営業の動きを把握して、売上向上に役立てたい。

　日々の売上や、問合せ内容とその返答など、”お客様の状況”記録は、そのまま営業スタッフの活動記録になり、事務スタッフや店舗スタッフの対応記録にもなります。

　お客様を知ることは社員の動きを知ること、そしてその会社・組織の対応力や営業力を知ることにつながります。それを次の営業戦略・販売戦略に役立てれば、売上向上のための大きな力となるでしょう。

顧客管理システム

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■システムの概要

　販売管理システムは、お客様からの商品についての問合せ（引合い）から受注・在庫照会（発注・入荷）・出荷・売上・請求・入金にいたるまでの営業・販売業務を一貫して管理するシステムです。
　このシステムを導入することより、業務の効率化や顧客対応のスピードアップ、社内情報の共有化、受発注ミスの軽減、在庫の適正化等、多様な効果が見込めます。システムが複数の部署に関わること、会社や組織全体の業務に関わりが深く、影響力も大きいことから「基幹システム」と呼ばれることもあります。

　販売するものが物品であれ、サービスであれ、経済活動を行なう全ての会社・組織に有効に活用できるシステムですが、その業種・業態や個々の会社・組織の事情により、求める処理内容は変わってくるもの。
　とは言え、100％オリジナルではコストがかかることから、パッケージソフトをその会社・組織の要望に合わせてカスタマイズしていく導入スタイルが多いのが現状です。

　ハンディターミナルなどのモバイル機器での受注登録や、商品データの二次利用によるオンラインカタログの作成、電子取引システムやWeb連携によるさらなる効率化や利便性の向上等、拡張性が高いこともこのシステムの特徴。
　メーカーであれば、生産管理システムと連動させることで、まさに会社の根幹を担うシステムが構築できるでしょう。また、日々蓄積したデータを加工・出力することで、経営計画・戦略の立案にも有効に活用できます。

　会社・組織の業務全般への影響力も高いシステムなだけに、導入の際は問題点や求める効果、将来展望等を明確化してシステムに必要な要件を洗いだすことと、要望を適切に把握し対応できる信頼できるパートナー（開発業者）選びが大切です。

■販売管理システムは、こんな悩みを解決します。

１．売れ筋商品がつかめない。

　営業・販売業務の一貫管理で「いつ・何が・どれくらい売れているのか」が具体的に見えるようになり、「売れ筋商品」も容易に把握できるようになります。

２．在庫のロスを無くしたい。

　商品データ・販売データ・在庫データを一元管理することで、適正量の商品発注が可能になり、在庫の過不足がなくなります。これにより、「売れているのに商品がない」という状況も回避でき、販売機会を逃すこともありません。

３．お客様との信頼関係をより強固にしたい。

　お客様の注文や問合せに対して、スピーディーな対応が可能。また、システムの導入により営業担当者の受発注業務にかかる労力を低減できれば、その力をお客様への提案やフォロー活動へと注げるようになり、お客様とのより強い信頼関係を築くことができます。

４．受発注ミスを無くしたい。

　各部署でそれぞれ別なソフトを使用していたり、受注書、発注書、請求書等を個々に出力したり、手書き対応したりといった状況では、重複作業が多く発生して効率が悪いばかりか、書き起こしミスや入力ミスなど人為的ミスが、どうしても起こりやすくなります。

受発注から請求・入金までを一貫管理していれば、重複作業がなくなり業務が効率化でき、人為的ミスも防ぐことができます。

５．マンパワーの有効活用を図りたい。

　システムの導入により効率化が進めば、今まで受発注業務や問合せ対応に割いていた時間を、ほかの新たな価値をつくる時間に振り分けることが可能となります。

　結果、マンパワーを有効に活動できるようになり、会社全体の利益につながります。

６．利益率を高めたい。

　商品管理・利益管理を行なうことが、販売価格の適正化につながり、利益率の確保につながります。

また、見積もり作成等にかかる時間の省力化も可能となり、営業や業務スタッフに時間的余裕が生まれます。

７．具体的なデータに基づいた営業戦略・経営戦略を練りたい。

　日々、蓄積するデータはそのまま営業戦略や経営戦略を練る上で有効な参考資料となり、より精度の高い戦略・戦術を展開することが可能となります。

８．全社の情報共有を図りたい。

　営業・販売に関わる要素を一貫して管理することで、他部署間の情報共有が可能となり、全社の業務効率の向上につながります。

販売管理システム

不明点などあれば、無償で回答します。お気軽にお問い合わせください。

1．受発注業務における問題点

　商品を買う為に販売者に対して注文する行為はいたって単純です。インターネット上で決済する基盤が整ったことにより、その利便性は更に向上しました。

　しかし、販売者側の状況はそう単純ではありません。「商品」と一言で言っても、倉庫から出してくるだけの単純な商品もあれば、部品メーカーに部品を発注した上で製造部門に生産指示を出さなければいけない商品もあるからです。

　ビジネスの範囲が狭く、取引相手も少ないのであればまだしも、注文量が増え、注文の内容も多様化してくると、注文に伴って扱う情報量は膨大な量になっていきます。
これを人手だけで処理しようとすると、ミスをするなと言う方が無理な話かもしれません。しかし、受発注業務とは言うまでもなくビジネスの根幹を支える重要な業務であり、ミスは経営的な損失やお客様への信用問題に直結します。どういう状況であれ、受発注に伴うミスは極力ゼロに近づける努力は欠かせません。

2．受発注管理システムとは？

　受発注業務に伴う作業は商品によって様々ですが、商品毎に出荷する為に必要な作業が定められていて、受注するとその一連の作業指示がしかるべき担当者や業者の元へ伝えられることになります。

　この業務の流れはシステムを使っても使わなくても変わりません。「受発注管理システム」とは、この一連の業務を全てシステム上で管理・推進する仕組みです。

　例えば自社で製品を作らない商社であれば、受発注を全てシステム上で管理することによって、お客様による注文から業者への発注、更には納品までの業務全てをシステム上で管理・推進することが可能となります。進捗状況は随時確認できますので、必要に応じて人の判断を介在させることも可能です。

3．受発注管理システムの導入イメージ

　近年、通信環境が整備されてきたことから、インターネットや専用線を通じて直接お客様がシステムに発注情報を入力するような仕組みも増えてきました。

　その注文情報は、システム上で即座に処理され、在庫の出荷や業者への発注、生産指示及びそれに伴う部品の発注など、しかるべき相手に自動で作業指示を出します。多様な商品を扱っていても、システムにルールをしっかりと定義しておけば、ルールに基づいた商品の生産、納品へとシステムが導いてくれます。

　作業進捗や納品状況なども随時一目で確認することができますし、必要に応じて人の判断を介入させることも可能です。

　尚、お客様からの注文を電話やFAX、ｅメールなどで受けている場合、注文情報を手入力やデータ取り込み（テキスト、CSVなど）などの方法でシステムに取り込む必要があります。注文情報を取り込めば自動で処理が進んでいきますので、情報の入力部分でミスがないように気を使えばシステムは十分に効果を発揮します。

4．受発注管理システム導入によって期待される効果

　「受発注管理システム」導入による効果は大きく２つ挙げられます。

　１つが受発注業務に伴うミスをなくすことです。紙ベースで受発注業務を運用していると、どうしても聞き違いや読み違い、書き違い、紛失などによるミスが発生してしまいます。

　この些細なミスにお客様との信頼関係を崩す危険性や、過剰発注などによる損失発生のリスクが内在していると考えると、システムを導入することでミスを防げますので、費用対効果の面で考えても効果的な投資と言えます。

　また、作業指示書や発注書など、業務を遂行する中で、システムでまかなえるものはペーパーレスにできますので、純粋なコスト削減効果も期待できます。

　もう１つ効果として挙げられるのが情報管理です。インターネットなどを活用することによって、毎日大量な発注を受けることになった場合、システム上でデータを集計、一元管理することによって、ロット発注など効率的な発注や作業指示を出すことが可能となりますし、人手で対応する場合と比べると、この業務にかかるマンパワーを大幅に削減することができます。

　また、生産管理システムや在庫管理システムなど他の業務システムと連携し、様々な業務情報とお客様からの注文情報をリンクさせることによって、注文量に見合った生産計画、在庫管理や商品戦略など、より効率的かつ効果的な経営戦略を練ることが可能となります。

　「嬉しい悲鳴」という言葉がありますが、ビジネスが繁盛しても悲鳴が出てしまっては何かしらの不都合をお客様に与えてしまっている可能性があり、それが結果として客離れにつながったりもします。

　注文量に影響されず常に余裕を持って対応できるような体勢を整備すること。すなわち、嬉しい状況を素直に嬉しいと感じられる環境を持つことによって、精神的な余裕がもたらされ、更なるビジネスの広がりを考えることが出来るようになるのです。「受発注管理システム」はその基盤を支える仕組みと言えるでしょう。

受発注管理システム

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1．店舗経営における販売情報の重要性

　作れば売れる時代、店頭に置けば売れる大量消費の時代は終わりました。どんな企業でも時代の流れを読み、的確な商品を、的確な量、的確な値段で販売し続けないと生き残れない時代になってきています。

　商品は様々な企業によって次々と開発されています。そして古くなった物は売れなくなります。売れなくなれば当然収入も入らなくなりますし、在庫は不良資産となります。

　消費者の需要がめまぐるしく移り変わり、商品サイクルが短くなった今、店舗経営者に求められているのは、在庫を最小限にとどめつつ、時代のニーズの移り変わりをしっかりと掴み、柔軟に対応できる仕組み作りと言えるでしょう。

　ビジネスとは相手があって初めて成り立つものです。社会全体のニーズの移り変わりを把握し、それに対応することも大切ですが、自社商品の販売状況を把握することはもっと大切です。

　特にチェーン（フランチャイズ）展開をしている飲食店や物販店、コンビニ、スーパーマーケット等、多くの店舗を構えている企業にとっては、どこの店でどの商品がどの程度売れているかを把握することは、各店舗の経営戦略を考える上で大変重要となります。

　更に全店の情報を集約すれば、会社全体としての商品戦略、経営戦略を考える上での貴重な情報にもなります。むしろ、これは自社にしか収集できない大変貴重なマーケティング情報と言い変えることもできるでしょう。

2．ＰＯＳ（ポス）管理システムとは？

　「POS管理システム」というと、最近ではレジと一体化したものがほとんどです。コンビニやスーパーでは商品のバーコードをレジにつながったスキャナで読み込むことが多いですし、物販店などでは商品の値札についた商品IDをレジに手入力することもあります。

　また、飲食店などではレジに商品のボタンが割り振られているケースもあります。このようなバーコードやID、ボタンに紐付いた商品情報（商品名、単価など）をデータベースからレジに出力するのが「POS管理システム」の中心的な機能となります。

　レジ一体型ですので、商品が複数ある場合には合計額も算出しますしレシートも出力します。そして清算が終わると、販売情報としてのデータが蓄積されていくのです。よりマーケティング情報の収集に積極的なコンビニなどでは、お客様の属性情報（年代、性別など）を含めて登録させているケースもあります。

　また、多くのレジでは、１日の業務が終わる毎に簡単な操作で日計処理を行うこともできるようになっています。多店舗展開している企業では「POS管理システム」を電話回線やインターネットにつなぎ、日次の集計データを本部に送信させたりもしています。

3．会員管理システム導入によって期待される効果

　「POS管理システム」がそもそも開発されたきっかけの１つでもありますが、システムを導入することによって、レジで会計をする時の商品や値段の打ち間違いといったミスを防ぐことができます。

　スーパーマーケットなど莫大な量の商品を扱う店舗では不可欠のシステムと言えます。また、在庫管理システムと連携することによって、在庫管理に伴う手間をさらに軽減し、的確な在庫管理をより効率的に行うこともできますし、欠品状況を把握することによって業者への発注を効率化する事もできます。

　商品の売れ行き（在庫から販売まで）をリアルタイムで管理するという意味では、企業の生命維持装置のような位置付けのシステムと言っても過言ではありません。システムを運用していれば、企業や店舗に法律で義務づけられているジャーナルの保存も実現できます。

　また、日々収集される販売情報を集計することによって、店舗毎、そして全店舗を通して売れている商品や売れていない商品を分析することも可能となります。

　具体的な分析手法は各社様々ですが、分析結果は販売継続の是非や新商品の開発などの戦略検討に活用することができます。
近年では、ICカードや会員サービスが普及してきたことによって、より具体的な販売情報（属性情報）を収集することも可能になってきています。

　言うまでもありませんが、企業は生きています。社員が汗水流して働いていることによって生きているのも事実ですが、お客様に生かされているのもまた事実です。そのお客様の動向を掴まずして事業体としての“健康体”を維持するのは極めて難しいと言えるでしょう。

　最近ではレジ自体が「POS管理システム」と一体化してきていて、レジがある店には「POS管理システム」も合わせて導入されていることが多くなってきています。

　規模の小さな個店舗などでは計算機（及びレシート発行機）としてのレジも健在ですが、消費者のニーズを掴み続けることが必要な業種や商品数が多い店舗において、レジと合わせてPOS管理システムを導入することは決して高い買い物ではないと言えるでしょう。

ＰＯＳ（ポス）管理システム

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