勤怠管理システム

勤怠管理システムは、働き手の様々な就業方法に容易に整合させることを前提に、従業員の給料のためでなく正確な人件費を把握し、必要な経常利益を確保することに寄与します。

１．勤怠管理システムとは？

会社を支える従業員の給料を計算するには当然一人ひとりの勤怠状況を把握しなければなりません。これは従業員にとっては仕事に対するモチベーションにつながるとても重要なことです。

従業員が全員一様に同じ勤務体系の元、定時出勤定時退社を続けている環境であれば勤怠管理は非常に単純でしょう。

しかし、そのような環境は現実的ではないと言えます。フレックスタイム制やシフト制等、勤務体系自体が複雑化してきている上、給与計算の上で重要となる時間外勤務や休日出勤等は仕事の状況に応じて突発的に発生します。

こういった複雑な従業員一人ひとりの勤怠情報を正確かつ迅速に把握するために作られたのが「勤怠管理システム」です。

２．勤怠管理業務における問題点（システムの必要性）

フレックスタイム制やシフト制等、勤務体系は実に多様化しています。
派遣問題を受けてワークウェアリング等といった新たな勤務体系も今後増えていくかもしれません。
そのような環境の中、システムに頼らず勤怠管理を正確に行っていくとなると、どうしても作業が繁雑になり、目検に頼った手集計という膨大な作業が発生してしまいます。

勤怠情報の集計、さらには給与（人件費）の計算のために更なる人件費がかかることを考えると、これは大きなロスと言えるのではないでしょうか。

また、時間外勤務に端を発した労使間の問題が取りざたされるようになって久しいですが、そもそも日本は「サービス残業」が大変多いのは周知の事実です。
今まではそれが当然という商慣行があったのですが、こういった商慣行の問題点がニュース等で取りざたされるようになった結果、従業員の時間外労働に対する意識は厳しくなってきました。

また、終身雇用神話が崩壊し、内部告発が増えてきていることからも伺えるように、一昔前のように１つの会社に忠誠を誓うような慣習も薄れてきていると言えます。
従業員にとって１つの会社に留まり続けることが当然でなくなった結果、従業員側の会社に対する要求も厳しくなってきています。

要するに、会社側が従業員の就労環境をないがしろにすれば、それは即、従業員のモチベーション低下を招きかねない状況にあるのです。
モチベーションの低下は生産性の低下を意味しますし、有能な人材の流出も意味します。
就労環境と一言で言っても色々とありますが、働いた分相応の給料をもらえるか否かが働くモチベーションに多大なる影響を及ぼすことは想像に難くありません。

従業員一人ひとりの勤怠状況をしっかりと正確かつ迅速に管理するためにも、そして従業員側から会社の体制に納得してもらうためにも、「勤怠管理システム」の必要性は高まっていると言えます。

３．勤怠管理システムの導入イメージ

システム導入後の運用はとても単純で、タイムカードや非接触型のICカードを使って従業員一人ひとりが出勤と同時に出勤時間を登録し、退社時に退社時間を登録するだけです。

営業職等、直接外出して直接帰宅するような業務の場合であれば、自己の裁量で上長に業務時間を申告し、上長の承認を経た上で初めて勤怠情報として登録されるようなフローをシステム（ワークフロー）で用意することも可能です。

一度システムに登録されてしまえば、あとはシステム上で自由に加工、集計が出来ます。
もし既に給与計算ソフトや会計ソフト等を導入されているのであれば、そういった他システムへ勤怠情報を自動的に送ることも可能です（これによって、更なる手間の軽減が見込まれます）。

４．勤怠管理システム導入によって期待される効果

勤怠管理業務における核は「従業員一人ひとりの勤務状況を各々の勤務体系に応じて的確に把握すること」です。
これが勤務スタイルの多様化や物理的な拠点の広がり等の影響で煩雑化してしまっているのが現状です。

その作業に伴う人件費、紙代や場合によっては郵送代等も定期的に発生することを考えると決して無視できる金額ではなく、「勤怠管理システム」を導入することによってこれらの費用を全て削減することが出来ます。

また、システムを導入する為には業務フローを整理する必要があり、仮に業務が必要以上に煩雑になっている場合、システム導入に乗じて業務が効率化される場合もあります（もちろん既存の業務フローのままシステムを適応することが出来るケースもあります）。

さらに、勤怠状況をシステムでしっかりと管理することによって、勤務状況に関する従業員との不毛な諍いを回避することにつながりますし、従業員の勤怠状況をしっかりと管理するという明確な意思表示にもなります。

最近よく耳にする「人財」という言葉に象徴されるように、会社を動かしているのは従業員です。「勤怠管理システム」は業務を効率化するのみならず、「人財」を守るための砦としての効果も期待できます。

解決策

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勤怠管理システム

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適正範囲・業種

従業員（派遣社員、パート、アルバイト含む）1名から200名程度まで
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