業務系システム

2010年5月30日 / 最終更新日時 : 2015年11月22日管理者業務系システム

受発注管理システム

受発注管理システムは、受注や商品の在庫数に連動して販売を適性に処理し、受注販売の機会損失を防ぐことで、営業利益の確保に寄与します。

１．受発注業務における問題点

商品を買う為に販売者に対して注文する行為はいたって単純です。インターネット上で決済する基盤が整ったことにより、その利便性は更に向上しました。

しかし、販売者側の状況はそう単純ではありません。「商品」と一言で言っても、倉庫から出してくるだけの単純な商品もあれば、部品メーカーに部品を発注した上で製造部門に生産指示を出さなければいけない商品もあるからです。

ビジネスの範囲が狭く、取引相手も少ないのであればまだしも、注文量が増え、注文の内容も多様化してくると、注文に伴って扱う情報量は膨大な量になっていきます。
これを人手だけで処理しようとすると、ミスをするなと言う方が無理な話かもしれません。しかし、受発注業務とは言うまでもなくビジネスの根幹を支える重要な業務であり、ミスは経営的な損失やお客様への信用問題に直結します。どういう状況であれ、受発注に伴うミスは極力ゼロに近づける努力は欠かせません。

２．受発注管理システムとは？

受発注業務に伴う作業は商品によって様々ですが、商品毎に出荷する為に必要な作業が定められていて、受注するとその一連の作業指示がしかるべき担当者や業者の元へ伝えられることになります。

この業務の流れはシステムを使っても使わなくても変わりません。「受発注管理システム」とは、この一連の業務を全てシステム上で管理・推進する仕組みです。

例えば自社で製品を作らない商社であれば、受発注を全てシステム上で管理することによって、お客様による注文から業者への発注、更には納品までの業務全てをシステム上で管理・推進することが可能となります。進捗状況は随時確認できますので、必要に応じて人の判断を介在させることも可能です。

３．受発注管理システムの導入イメージ

近年、通信環境が整備されてきたことから、インターネットや専用線を通じて直接お客様がシステムに発注情報を入力するような仕組みも増えてきました。

その注文情報は、システム上で即座に処理され、在庫の出荷や業者への発注、生産指示及びそれに伴う部品の発注など、しかるべき相手に自動で作業指示を出します。多様な商品を扱っていても、システムにルールをしっかりと定義しておけば、ルールに基づいた商品の生産、納品へとシステムが導いてくれます。

作業進捗や納品状況なども随時一目で確認することができますし、必要に応じて人の判断を介入させることも可能です。

尚、お客様からの注文を電話やFAX、ｅメールなどで受けている場合、注文情報を手入力やデータ取り込み（テキスト、CSVなど）などの方法でシステムに取り込む必要があります。注文情報を取り込めば自動で処理が進んでいきますので、情報の入力部分でミスがないように気を使えばシステムは十分に効果を発揮します。

４．受発注管理システム導入によって期待される効果

「受発注管理システム」導入による効果は、大きく２つ挙げられます。

１つが受発注業務に伴うミスをなくすことです。紙ベースで受発注業務を運用していると、どうしても聞き違いや読み違い、書き違い、紛失などによるミスが発生してしまいます。

この些細なミスにお客様との信頼関係を崩す危険性や、過剰発注などによる損失発生のリスクが内在していると考えると、システムを導入することでミスを防げますので、費用対効果の面で考えても効果的な投資と言えます。

また、作業指示書や発注書など、業務を遂行する中で、システムでまかなえるものはペーパーレスにできますので、純粋なコスト削減効果も期待できます。

もう１つ効果として挙げられるのが情報管理です。インターネットなどを活用することによって、毎日大量な発注を受けることになった場合、システム上でデータを集計、一元管理することによって、ロット発注など効率的な発注や作業指示を出すことが可能となりますし、人手で対応する場合と比べると、この業務にかかるマンパワーを大幅に削減することができます。

また、生産管理システムや在庫管理システムなど他の業務システムと連携し、様々な業務情報とお客様からの注文情報をリンクさせることによって、注文量に見合った生産計画、在庫管理や商品戦略など、より効率的かつ効果的な経営戦略を練ることが可能となります。

「嬉しい悲鳴」という言葉がありますが、ビジネスが繁盛しても悲鳴が出てしまっては何かしらの不都合をお客様に与えてしまっている可能性があり、それが結果として客離れにつながったりもします。

注文量に影響されず常に余裕を持って対応できるような体勢を整備すること。すなわち、嬉しい状況を素直に嬉しいと感じられる環境を持つことによって、精神的な余裕がもたらされ、更なるビジネスの広がりを考えることが出来るようになるのです。「受発注管理システム」はその基盤を支える仕組みと言えるでしょう。

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