■システムの概要

　企業にはコストダウンの必要性から業務の効率化が求められています。最近では、ＩＴを活用するというのが企業の常識であり、多くの企業が高額な投資をしているようです。こういった企業の業務効率化を支える手段の一つが、「売上仕入管理システム」となります。

　業務を行うには、相手先の「得意先」と「仕入先」の関係が欠かせません。
「得意先」と「仕入先」とは、４段階のステップを踏んで、業務処理をしていきます。ステップ１は受注処理・発注処理、ステップ２は売上処理・仕入処理、ステップ３は請求処理・支払処理。ステップ４は入金処理・出金処理。

　「売上仕入管理システム」はステップ２の売上処理・仕入処理において、「得意先」と「仕入先」との関係を一括に扱うシステムということになります。

　例えば、「得意先」と「仕入先」とは、取引に関する責任を明らかにし、後日の証拠とするために出庫伝票や仕入伝票の発行が必要になります。

　「売上仕入管理システム」はこれらの必要となる伝票データをまとめたシステムとなります。

　これにより、「得意先」と「仕入先」との関係をパソコンに体系的に保存（データベース化）し、効率よく管理することができるのです。

　業務を管理システムとしては、ほかにも、「受発注管理システム」、「在庫管理システム」、「顧客管理システム」などがあり、「得意先」と「仕入先」との関係を支えるシステムのひとつとして、大きな役割を担っています。

■売上仕入管理システムは、こんな悩みを解決します。

　では、具体的にどういった機能が備わっており、どういった効果が見られるのか紹介したいと思います。

１．売上処理・仕入処理における効率アップです。

　多くの会社では、膨大な伝票が発生します。最近の製品では、効率的に管理するために、各伝票の分類ができたり、付箋を付けられるなどの機能もあり大変便利になっています。

２．実績のデータ化です。

　集計表などが充実していますから、売上や仕入の実績を容易に把握することができます。手書きの伝票では、計算機を取り出して、一つ一つチェックしていかなくてはなりません。

３．顧客管理です。

　データベースを活用して、顧客情報を管理することもできます。顧客の入力時は一覧画面からボタン一つで転記できる機能が付いているものや、顧客情報の分類別けができる機能があるため、幅広い顧客管理が実現できるでしょう。

　このように、「売上仕入管理システム」は「得意先」と「仕入先」との関係を強力にバックアップするため、確実な業務効率化や業務改革ができるのです。さらに、業務の正確性も増すため、オフィスのシステム化を数段レベルアップすることができるしょう。

　「売上仕入管理システム」を社内に導入すれば、業務効率が格段に上昇します。現在製品となっているソフトウエアは大企業から、中小企業に至るまであらゆる業種、業態に対応しており、社内の状況に合わせてカスタマイズできるようにもなっています。より使いやすい製品も多く登場してますので、試してみることをお勧めします。

売上仕入管理システム

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■ システムの概要

　シティホテルやビジネスホテルの煩雑なフロント業務をシステム化することで、効率的な業務運営や省力化、サービスの質的な向上に寄与するのが、ホテル向けフロント業務システムです。

　基本となるのは、空き室状況や予約状況、部屋割など予約関連の管理を行なう「予約管理」と、宿泊履歴や個人情報・メモなどのお客様の情報を管理する「顧客管理」、そして、チェックインやチェックアウト、請求書や領収書発行を行なう「フロント会計」の３つのシステム。この３つのシステムによって蓄積したデータを、予約状況の推移や利用者集計表、顧客一覧などとして出力し、経営管理や営業戦略等に役立てることも可能です。

　ホームページと連動させてネット上で空き室情報の提供や予約受付を行なったり、旅行サイトからの予約情報を取り込んだり、客室内の冷蔵庫やルームキーと連動させたりと、さまざまなシステムとの連携を図って機能を拡張してゆくことで、さらに便利で、経営効率の高いシステムを構築することができます。

■ ホテル向けフロント業務システムは、こんな悩みを解決します。

１．稼働率を上げたい。営業力を高めたい。

　直前から何ヶ月か先の予約状況を正確に把握できるようになり、的確な予約対応や迅速な営業対応が可能となることで、稼働率のＵＰが見込めます。

　また、システムをホームページと連動させることで、24時間休みなしの営業体制を敷くことが可能となり、営業力の強化につながります。

２．顧客からのクレームをなくしたい。

　お客様からのクレームの原因となる日常業務の中の小さなミスも、システム化によって少なくすることができます。

　例えば、既に予約済の部屋に別の予約を入れようとした際、注意音を鳴らす・入力不可にするという設定があれば、ダブルブッキングが防げます。このような設定を多く設けられることもシステムの魅力。予約状況を早く正確に把握することで、スピーディな顧客対応も可能となり、問い合わせのお客様を長く待たせることもありません。

３．具体的なデータに基づいて、経営計画を練りたい。

　予約状況、顧客情報、売上げデータなど、日々蓄積されてゆくデータはそのまま経営計画を練るための貴重な資料となります。

　また、予約状況の推移や利用者の年齢層、性別、人数などを具体的に把握することで、ポイントをおさえたＰＲ活動も可能。自社の”強み”や”弱み”の発見にもつながり、得られるデータはホテル経営全般に有効に活用できます。

４．お客様に感動していただけるサービスを提供したい。

　”おもてなしの心”と”システム化”の間には大きな溝があるように思われるかも知れませんが、実はこの二つは密接な関係を持っています。

　顧客管理システムで、お客様の利用履歴や誕生日、記念日、好みなどのパーソナルな情報を把握できていれば、より心のこもったおもてなしが実現できるというもの。「私のことを知っていてくれる」「私に合わせたきめ細かなサービスをしてくれる」ということ以上に、お客様が満足し感動してくださるサービスはありません。

５．スタッフを笑顔にしたい、幸せにしたい。

　「業務の効率化を図る」ことは、各業務の時間短縮にもつながり、「スタッフに時間的な余裕ができる」ことにもつながります。余裕があれば、お客様に配慮もできるし、スタッフ同士も互いに助け合えるもの。その行為でお客様から感謝され同僚からも感謝されれば、みんなが笑顔になり、サービスが向上していくといった好循環が生まれます。

　また、システムを構築する際の業務の見直しも、スタッフにとってはモチベーションアップのきっかけになることでしょう。

フロント管理システム

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1．製造業界の現状と生産管理システムの必要性

　敗戦後、日本が経済大国になる上で「ものづくり」が大きな役割を果たしたことに異論を唱える人はいないでしょう。それがバブルの崩壊、IT産業の発展に伴って陰り見せ始め、そしてサブプライム問題に端を発した2008年のリーマンショックによっていよいよ深刻な状況に陥っていると言えます。

　無論、リストラ、コスト削減等といったことが叫ばれているのは製造業に限った話ではありませんが、「作れば売れる」時代から「売れるものを作る」時代へと変遷し、生産者主体から消費者主体へとマーケットの構造が変わってきたことも、製造業の不況を語る上では重要な要素であると言えます。

　また、エコの推進やISOに代表される品質管理や環境対策等、製造業に対する要求は日増しに厳しくなってきていますし、多発した食品メーカーによる品質に関する不祥事は消費者の目を厳しくする一因になっています。

　このように、製造業はそもそも「ものづくり」が本業であるはずなのに、最近はそれ以外のことに気を取られる状況が続いています。その結果、更に経営が悪化するようなことがあっては本末転倒と言わざるを得ません。製造業が「ものづくり」に集中できる環境を作るためにも、生産工程のどこに問題があるのかをリアルタイムで把握し、すぐに経営レベル、現場レベルに反映できるようなシステムを導入することはもはや不可欠であると言えるでしょう。

　製造業は規模の小さな企業から規模の大きな企業までが複雑に絡み合い、つながっています。すなわち、生産工程を管理する上で、その製品の生産に関わる全ての企業が同質の生産管理を実現しないことには意味がないのです。EDIを使った企業間での生産管理の連携が図られては来ていますが、全てが完全につながるまでには越えなければいけないハードルがまだ多くあります。

　業界全体として日々刻々と変化する経済情勢やユーザーのニーズに柔軟に対応していくためにも、まずは各企業、各現場が様々な状況に臨機応変に対応出来るような「生産管理システム」を導入していくことが重要と言えます。
　古人は様々な大きさの石を組み合わせて頑強な城壁を作りました。その一部が崩壊することは城壁全体の崩壊をも意味しました。そうならぬ為にも、業界を構成する全ての企業に同じレベルの意識が必要になってきています。

2．生産管理システムとは？

　「生産管理システム」と一言で言っても、MRP（資材所要量計画）、生産計画、工程管理、品質管理、さらにはSCMまで、大小様々なシステムが存在しています。

　ただし、どんなシステムでも言えることですが、既存業務をシステムに代替する事は単純ではありません。特に素材加工から組立まで複雑な工程があり、工程内外注も珍しくない製造業においては尚更です。それもあって、規模の大きな工場等ではその現場に合わせたオーダーメイドシステムを導入するケースが多くなっています。

　しかし、いかにシステムの必要性が高いとは言っても、経費削減が叫ばれている今、システムに費やせる費用は限られています。オーダーメイドシステムはどうしても高額になるため、ある程度の規模以上でなければパッケージソフトの導入が現実的と言えます。

3．生産管理システム導入によって期待される効果

　残念ながら、自社業務に100%マッチするパッケージソフトを見つけることは不可能と言えます。しかし、パッケージソフトは大抵、様々な現場で使えるように業務を標準化した形でシステム化されています。すなわち、パッケージソフトを導入するということは、既存の業務フローを標準化された業務に当てはめる作業と言い換えることが出来ます。これによって今まで見えていなかった非効率な作業を効率化することも出来るでしょう。

　しかし、現場によっては、自分たちのやり方に誇りと絶対の自信を持っている場合もあります。そういう現場に対応するために、ある程度の根幹となる部分以外はカスタム対応が出来るパッケージソフトもあります。

　「生産管理システム」の規模の大小問わず、導入する上で重要なのはシステム化することの意味を履き違えないことです。ただシステム化することを目的としてしまうと、現場とシステム担当者の間の溝を埋めることは出来ないですし、システム導入後の混乱は避けられないでしょう。

　ユーザーのニーズが多様化したことによってプロダクトライフサイクルが短くなり、また、経済情勢の先も見えない今だからこそ、どんな状況にも臨機応変に対応し、然るべき製品を必要量だけ生産していくために必要なのがこの「生産管理システム」なのです。大事なのはその意識を現場にしっかりと理解してもらうことです。現場がシステムの意味を理解する事によって初めてシステムは機能し、柔軟な生産管理が実現できるのです。

生産管理システム

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1．勤怠管理システムとは？

　会社を支える従業員の給料を計算するには当然一人ひとりの勤怠状況を把握しなければなりません。これは従業員にとっては仕事に対するモチベーションにつながるとても重要なことです。
従業員が全員一様に同じ勤務体系の元、定時出勤定時退社を続けている環境であれば勤怠管理は非常に単純でしょう。

　しかし、そのような環境は現実的ではないと言えます。フレックスタイム制やシフト制等、勤務体系自体が複雑化してきている上、給与計算の上で重要となる時間外勤務や休日出勤等は仕事の状況に応じて突発的に発生します。
こういった複雑な従業員一人ひとりの勤怠情報を正確かつ迅速に把握するために作られたのが「勤怠管理システム」です。

2．勤怠管理業務における問題点（システムの必要性）

　フレックスタイム制やシフト制等、勤務体系は実に多様化しています。派遣問題を受けてワークウェアリング等といった新たな勤務体系も今後増えていくかもしれません。そのような環境の中、システムに頼らず勤怠管理を正確に行っていくとなると、どうしても作業が繁雑になり、目検に頼った手集計という膨大な作業が発生してしまいます。

　勤怠情報の集計、さらには給与（人件費）の計算のために更なる人件費がかかることを考えると、これは大きなロスと言えるのではないでしょうか。

　また、時間外勤務に端を発した労使間の問題が取りざたされるようになって久しいですが、そもそも日本は「サービス残業」が大変多いのは周知の事実です。今まではそれが当然という商慣行があったのですが、こういった商慣行の問題点がニュース等で取りざたされるようになった結果、従業員の時間外労働に対する意識は厳しくなってきました。

　また、終身雇用神話が崩壊し、内部告発が増えてきていることからも伺えるように、一昔前のように１つの会社に忠誠を誓うような慣習も薄れてきていると言えます。従業員にとって１つの会社に留まり続けることが当然でなくなった結果、従業員側の会社に対する要求も厳しくなってきています。

　要するに、会社側が従業員の就労環境をないがしろにすれば、それは即、従業員のモチベーション低下を招きかねない状況にあるのです。モチベーションの低下は生産性の低下を意味しますし、有能な人材の流出も意味します。就労環境と一言で言っても色々とありますが、働いた分相応の給料をもらえるか否かが働くモチベーションに多大なる影響を及ぼすことは想像に難くありません。

　従業員一人ひとりの勤怠状況をしっかりと正確かつ迅速に管理するためにも、そして従業員側から会社の体制に納得してもらうためにも、「勤怠管理システム」の必要性は高まっていると言えます。

3．勤怠管理システムの導入イメージ

　システム導入後の運用はとても単純で、タイムカードや非接触型のICカードを使って従業員一人ひとりが出勤と同時に出勤時間を登録し、退社時に退社時間を登録するだけです。

　営業職等、直接外出して直接帰宅するような業務の場合であれば、自己の裁量で上長に業務時間を申告し、上長の承認を経た上で初めて勤怠情報として登録されるようなフローをシステム（ワークフロー）で用意することも可能です。

　一度システムに登録されてしまえば、あとはシステム上で自由に加工、集計が出来ます。もし既に給与計算ソフトや会計ソフト等を導入されているのであれば、そういった他システムへ勤怠情報を自動的に送ることも可能です（これによって、更なる手間の軽減が見込まれます）。

4．勤怠管理システム導入によって期待される効果

　勤怠管理業務における核は「従業員一人ひとりの勤務状況を各々の勤務体系に応じて的確に把握すること」です。これが勤務スタイルの多様化や物理的な拠点の広がり等の影響で煩雑化してしまっているのが現状です。

　その作業に伴う人件費、紙代や場合によっては郵送代等も定期的に発生することを考えると決して無視できる金額ではなく、「勤怠管理システム」を導入することによってこれらの費用を全て削減することが出来ます。

　また、システムを導入する為には業務フローを整理する必要があり、仮に業務が必要以上に煩雑になっている場合、システム導入に乗じて業務が効率化される場合もあります（もちろん既存の業務フローのままシステムを適応することが出来るケースもあります）。

　さらに、勤怠状況をシステムでしっかりと管理することによって、勤務状況に関する従業員との不毛な諍いを回避することにつながりますし、従業員の勤怠状況をしっかりと管理するという明確な意思表示にもなります。最近よく耳にする「人財」という言葉に象徴されるように、会社を動かしているのは従業員です。「勤怠管理システム」は業務を効率化するのみならず、「人財」を守るための砦としての効果も期待できます。

勤怠管理システム

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